Le falle di presenza stanno divorando i profitti aziendali, con l'80% dei pagamenti degli straordinari che potrebbe andare in fumo
La scioccante scoperta di un direttore finanziario
"Non riesco proprio a capire questo conto!" La signora Zhang, direttrice finanziaria di un'azienda tecnologica, ha fatto una scoperta scioccante durante la revisione annuale: l'azienda ha erogato 1 milione di yuan in pagamenti per straordinari durante l'anno, ma la spesa effettiva valida per gli straordinari è stata inferiore a 200.000 yuan. Ciò significa che più di 800.000 yuan di pagamenti per straordinari sono caduti nel buco nero della gestione delle presenze.
Risultati di audit allarmanti
Approfondendo le indagini, sono venute alla luce una serie di falle sistematiche nelle presenze:
La frode temporale rimane dilagante nonostante i ripetuti divieti
L'indagine ha dimostrato che la frode temporale è diventata la principale falla per la perdita dei pagamenti degli straordinari. I dipendenti di un determinato team di progetto non se ne sono andati subito dopo il lavoro; invece, hanno sbrigato faccende personali alle loro postazioni e hanno timbrato l'uscita solo un'ora o due dopo per creare l'illusione di lavorare straordinari. Cosa peggiore, alcuni dipendenti in posizioni tecniche hanno utilizzato le loro autorizzazioni di sistema per modificare direttamente i registri di timbratura tramite il backend, ritardando artificialmente il loro normale orario di lavoro di 2-3 ore. Quando il dipartimento di audit ha recuperato i filmati di sorveglianza, ha scoperto che un dipendente affermava di aver lavorato straordinari fino alle 22:00, ma in realtà ha lasciato la sua postazione di lavoro alle 19:00.
Grave frode di identità e dati di presenza distorti
Durante la verifica dei registri delle presenze, il personale di audit ha scoperto che lo stesso dispositivo di timbratura registrava informazioni di timbratura di dipendenti diversi consecutivamente in un periodo di tempo molto breve, il che indicava chiaramente un comportamento organizzato di timbratura tramite proxy. Ad esempio, i filmati di sorveglianza hanno mostrato un dipendente che si fermava brevemente davanti alla macchina di timbratura, ma il dispositivo emetteva ripetutamente richieste di verifica positiva. Ulteriori indagini hanno rivelato che alcuni dipendenti utilizzavano pellicole di impronte digitali contraffatte, consentendo a una persona di portare le "impronte digitali" di più colleghi per timbrature in batch, distorcendo completamente i dati di presenza di base.
Dati vulnerabili alla manomissione, supervisione inefficace
La gestione backend del sistema di presenza presenta seri rischi nascosti. Il personale con privilegi di amministratore di sistema può modificare a piacimento i registri di timbratura e le tracce di modifica sono difficili da rintracciare. Un dipendente del dipartimento IT di un'azienda ha rivelato di essere stato incaricato dal suo supervisore di dipartimento di aggiungere registri di straordinari in batch per l'intero team. Questo tipo di comportamento fraudolento di "fabbricazione dal nulla" rende inefficace il sistema di supervisione delle presenze.
Mancanza di supervisione gestionale
Il processo di approvazione degli straordinari è seriamente formalistico. La maggior parte dei manager adotta un atteggiamento di "accettazione totale" nei confronti delle richieste di straordinari e raramente verifica l'autenticità e la necessità del lavoro straordinario. Alcuni manager usano persino l'approvazione degli straordinari come mezzo per conquistare i subordinati e incoraggiare attivamente la falsa segnalazione degli straordinari. Un responsabile di dipartimento ha ammesso: "Lo fanno tutti; se lo prendo troppo sul serio, offendo le persone invece."
Problema a livello di settore: perché la gestione degli straordinari è così difficile?
Difetti intrinseci nei sistemi di presenza tradizionali
Le timbrature con impronte digitali sono facili da copiare, le timbrature con password possono essere condivise e le timbrature con badge possono essere fatte tramite proxy: tutti questi metodi tradizionali presentano evidenti falle. Soprattutto nelle grandi aziende manifatturiere e nelle aziende ad alta intensità di manodopera, la frode delle presenze è diventata un segreto di Pulcinella.
Metodi di supervisione arretrati
Le aziende spesso si affidano a controlli manuali a campione e audit successivi all'evento, rendendo difficile il monitoraggio in tempo reale e la prevenzione efficace. Quando vengono scoperti problemi, le perdite sono spesso già state subite.
Orientamento culturale deviato
Il concetto sbagliato che "ore di straordinario = dedizione" ha portato alcune aziende a incoraggiare implicitamente straordinari inefficaci. Questo orientamento culturale ha fornito terreno fertile per la frode delle presenze.
Caso reale: perdite allarmanti
Un audit di un'azienda manifatturiera ha rilevato che:
I registri delle presenze del turno di notte erano seriamente incoerenti con i video di sorveglianza e il tasso di presenza effettivo era inferiore al 70%.
Le impronte digitali di persone diverse apparivano nella stessa postazione di lavoro in momenti diversi, indicando timbrature tramite proxy sistematiche.
L'output degli straordinari era completamente sproporzionato rispetto alle ore di lavoro, con bassa efficienza.
In tre mesi, l'azienda ha subito perdite per oltre 800.000 yuan a causa di ciò.
Riconoscimento dell'iride: costruire una linea di difesa delle presenze a prova di manomissione
Dopo che una grande azienda ha introdotto un sistema di presenza con riconoscimento dell'iride, l'effetto è stato immediato:
Gestione accurata del periodo di tempo
Il sistema registra automaticamente le ore di straordinario effettive, eliminando la possibilità di modifica manuale. Ogni timbratura richiede la verifica dell'iride dal vivo per garantire l'accuratezza dei registri temporali.
Autenticazione univoca dell'identità
L'unicità delle caratteristiche dell'iride risolve fondamentalmente il problema delle timbrature tramite proxy. Ogni dipendente deve essere presente di persona per completare la timbratura, garantendo che la persona corrisponda all'identità.
Garanzia di sicurezza dei dati
La tecnologia di crittografia viene utilizzata per archiviare i dati di presenza per impedire la manomissione del backend. Tutte le operazioni lasciano tracce, fornendo una base affidabile per gli audit.
Analisi intelligente e allerta precoce
Il sistema può analizzare automaticamente l'efficienza degli straordinari, emettere avvisi precoci per comportamenti anomali di straordinari e aiutare i manager a rilevare i problemi in modo tempestivo.
Feedback reale: voci dei manager aziendali
Il direttore delle risorse umane ha dichiarato
"Dopo il lancio del sistema di presenza con iride, la spesa mensile per gli straordinari è diminuita in media del 65%, con un risparmio di quasi 1 milione di yuan all'anno. Anche i dipendenti si sono resi conto che devono effettivamente lavorare straordinari per ricevere la retribuzione e il loro atteggiamento lavorativo è migliorato in modo significativo."
Il direttore finanziario ha sospirato
"Ora i dati sugli straordinari sono veri e affidabili e non dobbiamo più essere ansiosi durante gli audit. Cosa più importante, possiamo analizzare accuratamente l'efficienza degli straordinari e ottimizzare l'allocazione delle risorse umane."
Soluzioni: costruire un sistema completo di gestione degli straordinari
Garanzia tecnica
Adottare la tecnologia di riconoscimento dell'iride per stabilire una solida base di autenticazione dell'identità e garantire l'autenticità e l'affidabilità dei dati di presenza. Il sistema dovrebbe avere caratteristiche a prova di manomissione e tracciabili.
Miglioramento istituzionale
Stabilire un processo scientifico di approvazione degli straordinari e chiarire gli standard degli straordinari e i meccanismi di compensazione. Implementare la gestione completa degli straordinari, inclusa la pre-approvazione, il monitoraggio in corso e la valutazione successiva all'evento.
Rimodelazione culturale
Promuovere una cultura del lavoro efficiente, evitare straordinari inefficaci e concentrarsi sull'output del lavoro piuttosto che sulle ore di lavoro. Incorporare l'efficienza degli straordinari nel sistema di valutazione delle prestazioni.
Agire immediatamente: guida all'autoispezione aziendale
● Verificare il grado di corrispondenza tra la recente spesa per gli straordinari e l'output del lavoro
● Valutare se il sistema di presenza esistente presenta vulnerabilità di sicurezza
● Verificare se il processo di approvazione degli straordinari è rigorosamente implementato
● Analizzare le differenze di efficienza degli straordinari tra i diversi dipartimenti
● Formulare un piano di ottimizzazione per il sistema di gestione degli straordinari
Conclusione
Le falle di presenza non solo causano perdite economiche dirette, ma erodono anche la cultura aziendale e il morale dei dipendenti. Stabilendo un sistema di presenza affidabile attraverso la tecnologia di riconoscimento dell'iride, le aziende possono effettivamente tappare le falle di gestione e ottenere una reale riduzione dei costi e un miglioramento dell'efficienza.
Stabilire un ambiente di presenza equo e trasparente e garantire che ogni centesimo di retribuzione degli straordinari svolga il suo dovuto valore è la scelta saggia per la moderna gestione aziendale.
Chi siamo
In qualità di azienda leader nel settore della tecnologia biometrica nazionale, WuHan Homsh Technology Co., Ltd. si concentra sulla ricerca e sviluppo e sulla promozione applicativa della tecnologia di riconoscimento dell'iride. Disponiamo di algoritmi di riconoscimento dell'iride e apparecchiature hardware con diritti di proprietà intellettuale completamente indipendenti, fornendo soluzioni professionali di autenticazione dell'identità per vari settori.
Il nostro team tecnico ha una ricca esperienza nel settore e può fornire alle aziende servizi completi, dall'analisi delle esigenze, alla progettazione di soluzioni, all'implementazione e all'implementazione. Al momento, abbiamo implementato con successo progetti di riconoscimento dell'iride in diversi settori come la produzione, il settore dei servizi e l'industria tecnologica.
Se stai affrontando difficoltà nella gestione dei costi degli straordinari, non esitare a contattarci e ti forniremo consulenza tecnica e soluzioni professionali.
